La pregunta ‘cómo hacer una conferencia exitosa’ vive en la mente de los productores que se enfrentan al desafío de organizar un evento en este formato. No es una tarea fácil: el organizador deberá crear un terreno fértil para discusiones y reflexiones de gran importancia. Si quieres realizar una conferencia exitosa y convertirte en un referente en este medio, ¡este post es para ti! Verificar.
¿Qué significa conferencia?
Por definición, una conferencia es un evento organizado por un grupo de personas, asociaciones o instituciones, con el objetivo de reunir personas para discutir un determinado tema o problema, con el objetivo de plantear soluciones, prioridades y propuestas para el bien común.
Aparentemente, es algo simple. Pero si usted cree que simplemente llamar a la gente a la conferencia es productivo y genera resultados, está equivocado. ¡Una conferencia también es un evento que requiere organizar una reunión en línea para atraer participantes y lograr el objetivo que se propone!
Además de las conferencias presenciales, algo que ha tomado forma son las organizaciones de conferencias online. Y luego entra otro punto de atención como preparación antes de la fecha del evento, micrófono, cámara de calidad y buen internet!
¿Por qué organizarse y por qué es importante?
A la hora de difundir y compartir conocimiento, existe una amplia gama de formatos para el productor de eventos, como la cumbre , el congreso, el simposio, etc. Entonces, ¿por qué elegir organizar una conferencia ?
¡Sencillo! El formato de la conferencia permite explorar una variedad de temas, desde académicos hasta corporativos. Además, este evento reúne a un grupo de autoridades en un tema determinado. Eso quiere decir que, de ahí, saldrán reflexiones y insights , además de muchos contactos para la productora de eventos.
¿Cómo hacer una conferencia exitosa?
Una vez definido el modelo de evento, es necesario decidir si será presencial u online. Cada uno de estos formatos tiene sus particularidades, ofreciendo beneficios y desventajas. Mientras que el modelo remoto es más completo y tiene menores costos, el modelo presencial logra captar la atención de los participantes por más tiempo. Para tomar esta decisión, el organizador del evento deberá establecer sus prioridades.
Elige un espacio adecuado para la conferencia presencial
Por lo general, una conferencia exitosa se lleva a cabo para resolver problemas y discutir temas predeterminados. ¡Así que no generéis nuevos problemas para los debates! Para ello, seleccione cuidadosamente la ubicación de la conferencia presencial, recordando que:
- El lugar debe acomodar cómodamente al número total de personas;
- El número de baños debe ser compatible con el número de participantes;
- Preocupación por el acceso al lugar del evento, si hay estacionamiento, así como la movilidad para discapacitados;
- Si necesita un espacio para tomar un café, busque un lugar aireado que facilite el movimiento de las personas para que puedan ayudarse a sí mismas.
Conferencia en línea: ¿qué planificar para el medio ambiente?
En cuanto a las conferencias en línea, las preocupaciones son un poco menores, pero siguen siendo muy importantes:
- Elija un espacio tranquilo, para que no haya interferencias durante la conferencia;
- Comprobar si el internet local funciona a su máxima capacidad en ese entorno;
- Asegúrese de que el espacio esté bien iluminado para dar una imagen de mayor calidad durante la transmisión;
Programar su conferencia es esencial
Para que una conferencia tenga éxito, debe haber un tiempo específico para cada orador o debate, y esto debe anunciarse con anticipación.
De esa forma, quien va a hablar puede preparar una presentación en la medida adecuada. Un buen consejo es, durante la presentación, informarle mediante carteles el tiempo restante, por ejemplo, “10 minutos para el final” (esto en la conferencia presencial). En una reunión en línea, puede combinar un canal de comunicación con el altavoz y comunicarse allí, como WhatsApp, por ejemplo.
Pida al maestro de ceremonias que, al presentar al ponente, informe que al final habrá un espacio para preguntas, para que los participantes anoten sus dudas y pregunten en el momento oportuno. En una conferencia en línea , si es posible, haga que alguien escriba las preguntas que surgen en el chat de la herramienta.
Además de una conferencia exitosa que necesita estar bien planificada, un horario permite que el tiempo no se alargue demasiado.
Presentaciones de conferencias de guiones
Al organizar la conferencia, el discurso o la orientación, determine de antemano los temas que se tratarán. Así, quien hablará al público no será repetitivo en cuanto al contenido expuesto. El guión sirve para dirigir al presentador y no dejarlo desenfocar.
Otro punto a recalcar es que las presentaciones deben ser revisadas antes de la fecha del evento para evaluar los datos que serán explicados. No querrás que haya incompatibilidades temáticas, improvisaciones o incluso invención de datos, ¿verdad?
Una conferencia exitosa llega a quienes la necesitan
La empresa que te contrató necesita informarte sobre el número de invitados, ponentes e interesados. De esta forma, podrá dirigir la promoción del evento a un público objetivo correcto.
Si una empresa, por ejemplo, tiene una lista de asociados, es una buena oportunidad para atraer nuevos participantes. Dar a conocer el contenido de las conferencias en los materiales que se crean, esto ayuda a despertar el interés por el evento.
Conozca e interese realmente quién es la audiencia que necesita participar en este evento, de lo contrario, será un contenido casi perdido.
Proporcione lo que se usará en la conferencia.
Como todo evento, necesitarás una lista de verificación y estudiar todas las necesidades de ponentes, invitados y asistentes. Recuerda la carga de trabajo para poder seleccionar los artículos y sus cantidades. Y programe una prueba de funcionamiento de todos los equipos.
¿Qué se necesitará para un evento en persona?
Para los que van a hablar, proporcione botellas de agua, micrófono, data show, cámara (dependiendo de la ubicación y estructura que tenga, existe la posibilidad de hacer streaming para los participantes que se inscribieron en la modalidad a distancia), cables, pendrives y otros accesorios necesarios para la presentación.
En cuanto a los invitados, proporcione asientos cómodos, internet wi-fi y tarjetas que indiquen el nombre de la red y la contraseña, si corresponde.
¿Qué se necesitará para un evento en línea?
En el tipo de evento en línea, puede separar o pedirle al presentador que separe:
Un vaso o botella de agua, un ambiente luminoso, una buena cámara (o incluso configurar la cámara en el portátil), un micrófono lavalier y la presentación PPT (si es necesario).
Cuente con un equipo de apoyo
conferencia presencial
Para dar la bienvenida a los participantes y acreditarlos en las jornadas, deberá disponer de un banco con los pases, separándolos por orden alfabético, lo que agilizará en caso de retrasos y colas.
Es fundamental que este control sea riguroso pero, al mismo tiempo, muy rápido y práctico para evitar retrasos en el registro. Por eso recomendamos el uso de una plataforma online automática, que facilitará, además de la venta online de inscripciones , la inscripción automática de participantes el día del evento.
Aprovecha para dejar materiales de interés para los participantes en la entrada. ¿El evento tendrá una carpeta, carpetas de socios y otros materiales? Incluya material de su empresa en esta carpeta, es una forma sutil de divulgación.
De acuerdo con el número de participantes, seleccione recepcionistas y asistentes. Dirija a las personas para ayudar a los oradores e invitados, así como para que sean responsables de cronometrar las charlas y reportar los minutos faltantes.
conferencia en línea
En cuanto a una conferencia virtual, las cosas pueden ser un poco más simples. Entonces de lo que más debes preocuparte es de tu conexión y de crear un enlace que realmente funcione para que los participantes no tengan problemas para acceder a la plataforma.
También vale la pena hablar de elegir la mejor plataforma de conferencias . Esto hace mucha diferencia el día del evento, ya que debes hacer que todo sea lo más práctico posible para que la gente acceda.
Sepa cómo hacer frente a los imprevistos en su conferencia
Que un altavoz se quede atascado en algún lugar, pierda un vuelo o se enferme son todas posibilidades que no deben descartarse. Y por ello, los demás participantes no podrán quedarse de brazos cruzados hasta la hora de la nueva conferencia.
Es importante tener siempre un as bajo la manga para este tipo de situaciones, como por ejemplo tener videos sobre la temática del evento. Si es posible, ajuste los horarios, reorganizando las conferencias. Otra solución es extender el tiempo de preguntas hasta que el siguiente orador entre en escena.
Incluso probando el equipo, algo puede fallar. Por lo tanto, debe estar preparado para todas las posibilidades. Si es posible, tenga equipo adicional para garantizar que el evento continúe sin interrupciones.
Como cualquier evento, solicite comentarios de los asistentes. Junto con los materiales entregados en la acreditación (en el caso de una conferencia presencial), coloque una encuesta de satisfacción. Es una buena manera de saber cómo los asistentes evalúan su evento. Para eventos en línea, vale la pena enviar un correo electrónico con un enlace a un formulario de satisfacción.
Hay algunas herramientas de creación de formularios que puede usar, como Google Forms , por ejemplo.
