No importa cuán cuidadoso sea el organizador, la producción solo tendrá un buen resultado final si los proveedores del evento son igual de meticulosos y responsables.
El trabajo de los proveedores interfiere directamente con el cronograma y el presupuesto del productor del evento. Por eso es tan importante elegir buenos profesionales.
En este texto, el organizador descubre cómo elegir y construir una relación profesional con los proveedores. ¡Verificar!
Como escoger
Hay varias formas de encontrar los proveedores que satisfagan sus demandas específicas y cumplan con el objetivo que ha planeado para su evento. Puede ser por recomendación, por contacto establecido en eventos anteriores, por guías y listados de este tipo de profesionales y por herramientas de búsqueda en internet. También puedes consultar asociaciones de los sectores de servicios que necesites.
No olvides, eso sí, que quieres lo mejor para la ocasión. Solicita referencias a proveedores y analiza su cartera, además de la lista de clientes. Elegir “a oscuras” es muy arriesgado y puede comprometer la calidad de tu evento.
Aquí hay un paso a paso:
1. Lista de posibilidades de proveedores
No basta con que el proveedor tenga un portafolio increíble, sino estar lejos del lugar donde se realizará el evento, ¿no? De nada sirve también encontrar un proveedor con buenos precios, pero tiempos de entrega incompatibles con las necesidades del evento. Por lo tanto, para elegir buenos proveedores, primero es necesario enumerar cuáles son posibles para esa producción en particular. Considerar:
- la disponibilidad del proveedor para esa fecha;
- la región atendida por la empresa;
- plazos de entrega;
- el método de pago aceptado;
- la acción.
En base al cronograma, presupuesto, fecha y lugar del evento, el productor deberá elegir qué empresas se adaptan a las demandas de su producción. Y solo entonces, pasar a los siguientes pasos.
2. Haz presupuestos
Lo ideal es solicitar cotizaciones de al menos tres empresas para cada segmento de la lista de verificación (por ejemplo, tres para iluminación, tres para credenciales, tres para decoración y otros artículos). El productor debe ser consciente: lo recomendable nunca es hacer un contrato antes de comparar precios de servicios similares.
No puedes dejar de considerar, por supuesto, la calidad de estos servicios. También es un elemento importante a la hora de tomar decisiones financieras. Si lo mejor es también lo más caro, considera si vale la pena. A menudo, la calidad de ese producto o servicio afectará directamente la experiencia de quienes participan en el evento.
Al presupuestar, es importante verificar nuevamente las condiciones de pago. Si bien esto puede variar de una empresa a otra y de un servicio a otro, normalmente los proveedores que trabajarán en el evento cobran el 50 % por adelantado y el 50 % a tiempo o al momento de la entrega del producto/servicio. Tenga esto en cuenta al crear un horario.
3. Planificar con proveedores
Los proveedores también están interesados en el buen desarrollo del evento. Pero para que se respete la planificación y todos los acuerdos, deben estar al tanto de los detalles de la producción. Depende del productor del evento garantizar una comunicación clara y evitar el ruido.
Es importante dejar claro quiénes son los profesionales responsables de cada servicio, así como las fechas del evento y las formas de pago acordadas con antelación. Una buena opción es quedar con anticipación, en el lugar del evento. En la ocasión, será posible demostrar la dinámica de producción y hacer preguntas.
4. Elija según el tipo de evento
Parece una obviedad, pero a la hora de planificar un evento, mucha gente no sabe qué tipo de proveedor necesita. En caso de duda, es fundamental ceñirse a la naturaleza de su evento, que determinará todos los servicios necesarios para su realización. Si la ocasión en juego es un seminario , por ejemplo, se debe considerar un servicio de pausa para el café . Si se trata de una fiesta de bodas, entrarán en juego los servicios de decoración, catering, sonido e iluminación. Ten siempre presente que el tipo de evento que pretendas organizar será determinante para que se contrate a los proveedores adecuados.
Con esta información, es más fácil entender que tratar con los proveedores es, sí, una tarea imprescindible, pero no tiene por qué convertirse en un dolor de cabeza. Con una planificación eficiente y un poco de investigación, es posible contratar a los profesionales más adecuados y promover el evento de sus sueños.
Construir una buena relación con los proveedores de eventos.
El productor de eventos que construye buenas relaciones con sus proveedores acumula una variedad de socios a lo largo del tiempo. Entonces, es mucho más fácil crear eventos de calidad y regatear imprevistos, ¿no?
En este texto, el productor conoció formas de seleccionar buenos proveedores, hacer presupuestos, planes y, así, elegir a los profesionales más adecuados. Seguir estos pasos, centrándose en una buena comunicación en cada etapa, es la receta para construir relaciones exitosas .
